Theegarten-Pactec GmbH & Co. KG

Reduzierung der Prozesskomplexität

Entwicklung und Automatisierung eines Reporting und Onboarding-Prozesses mit TRANSCONNECT^®

INFO

Theegarten-Pactec GmbH & Co. KG ist ein renommierter deutscher Hersteller und internationaler Marktführer der Verpackungstechnologie und Verpackungssysteme für klein stückige Produkte wie Hartzucker, Hart- und Weichkaramellen, Schokolade und Non-Food. Das Familienunternehmen hat mehr als 10.000 Maschinen weltweit im Einsatz und Vertretungen in über 40 Ländern. Diese Position galt es zu erhalten und zu verbessern. Als Innovationstreiber will Theegarten-Pactec seine Technologiehoheit und seine Marktführerschaft erhalten und ausbauen. Das erklärte Ziel: High-Tech-Produkte, weitere Marktanteile in Asien, eine Produktivitätsverbesserung und Variantenvielfalt.

Ausgangssituation

Die IT-Landschaft von Theegarten ist im Laufe der Jahre sowohl auf dem Topfloor als auch auf dem Shopfloor stark gewachsen und umfasst heute eine Vielzahl von Systemen und Anwendungen. Mit zunehmender Komplexität wurde die Softwarelandschaft unübersichtlich. Um die Datenqualität für alle Unternehmensprozesse zu verbessern, entschied sich das Unternehmen, eine unabhängige Datenkopplung zu implementieren. Im Zuge dessen wurde die Low-Code Integrationsplattform TRANSCONNECT^® als zentrale Plattform in die Architektur integriert, über die die gesamte Kopplung der großen Systeme (ERP, PLM, HR, CRM) über Schnittstellen erfolgt.
Mit dieser Integration konnten bisher zwei Anwendungsfälle in kurzer Zeit umgesetzt werden.

Lösung

1. Überstundenauswertung

Ein IT-Angestellter hatte ein eigenes Tool entwickelt, um die Überstunden der Mitarbeitenden im Unternehmen immer wieder neu zu berechnen. Alle Daten wurden aus anderen Systemen händisch ins System übertragen, wobei mehrere Mitarbeitende beteiligt waren. Dieser Prozess dauerte etwa 30 Minuten und stellte eine zeitliche und technische Herausforderung dar. Ein neuer Reporting-Prozess wurde benötigt.
Durch TRANSCONNECT^® werden die Arbeitsstunden der Mitarbeiter automatisiert aus verschiedenen Systemen abgerufen, logisch verarbeitet und automatisiert über ein Webinterface gemäß eines definierten Berechtigungskonzepts den Nutzern Informationen wie Saldo oder Überstunden zur Verfügung gestellt.

2. Onboarding

Im Rahmen des Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiter wurde bisher ein Laufzettel in Form eines Word-Dokuments verwendet, das von der Personalabteilung verteilt wurde. Die Daten wurden von verschiedenen Abteilungen ergänzt und der Leiter wurde über Ressourcen informiert. Um die Zugriffsrechte auf die verschiedenen Anwendungen festzulegen, wurde ein Referenzmitarbeiter als Sicherheitsäquivalent definiert. Mit diesem Ansatz verfügte der Leiter über alle Informationen. Dieses Laufzettelverfahren war fehleranfällig und zeitaufwändig und es waren etwa 5-6 Mitarbeiter beteiligt. Die Personalabteilung musste ständig überprüfen, aber es gab kein Feedback, was zu Fehlern führte. Es gab auch keine Dokumentation des Prozesses, was zu weiteren Problemen führte.

In der Personalabteilung bestand dringender Bedarf, den Onboarding-Prozess zu vereinfachen. Dies sollte erreicht werden, indem der Workflow digitalisiert und an einigen Stellen automatisiert wird. So sollte es möglich sein, die einzelnen Punkte auf dem Laufzettel am Computer abzuhaken. Für den Mitarbeiter sollte ein System-Account mit allen relevanten Informationen wie Telefonnummer, Abteilungszugehörigkeit, Lizenzinformationen für Office-Pakete und Gruppenzugehörigkeiten angelegt werden.

„Zuerst wurde diese Logik im ERP-System hinterlegt, um den Einstellungsprozess für neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu automatisieren. Es entstand ein Prozess mit mehreren Instanzen. Es wurde definiert, wann eine Neueinstellung stattfindet, und es wurden Erkennungsfunktionen implementiert. Es wurde eine Chip-ID mit entsprechenden Zugriffsberechtigungen der 400 Mitarbeitenden erstellt und die Daten wurden automatisch im System aktualisiert“.

Johannes Thomas, Projektverantwortlicher bei TRANSCONNECT^®

Im zweiten Schritt wurde der Workflow mit Hilfe der Low-Code Integrationsplattform umgesetzt. Ein neuer Mitarbeiter wird dabei zunächst im HRS-System angelegt. Das HRS-System wird durch TRANSCONNECT^® in regelmäßigen Zeitabständen abgefragt und auf Neueinstellungen überprüft. Wird eine Neueinstellung erkannt, startet der Workflow. Dabei werden die Zugänge zum Netzwerk und dem ERP-System inklusiver der jeweiligen Gruppenzuordnung basierend auf dem Vorlagebenutzer sowie das E-Mail-Postfach automatisiert angelegt. Die für den Prozess benötigten Daten werden über ein Webinterface in Form von Eingabemasken entgegengenommen und in einer Datenbank gespeichert.
Die betroffenen Abteilungen werden informiert. So wird auch die notwendige Zuordnung für die Zutrittskontrolle im Unternehmen vor Eintritt des Mitarbeiters initiiert. Die Zutrittssteuerung inklusive Chipaustausch ist somit ebenfalls integriert.
Zukünftig sollen auch Abteilungswechsel z.B. für Auszubildende abgebildet werden, so dass auch unterschiedliche Berechtigungskonzepte greifen. Im letzten Schritt folgt ebenso dann auch der Austritt von Mitarbeitern.

„Die Komplexität der Prozesse in diesem Verbund von Softwaresystemen war schwer zu überblicken, aber nun läuft alles vollautomatisch ab. Durch die Integration der nötigen Systeme über die TRANSCONNECT®-Low-Code Integration Plattform erfolgt heute simpel die Rückmeldung: Die Aufgabe ist erledigt“. TRANSCONNECT® hat den Zeitfaktor drastisch gesenkt. Der Austausch der Daten dauert nur wenige Sekunden.

Karsten Hoffmann, Leiter IT, Theegarten-Pactec GmbH & Co. KG

Vorteile der Lösung

Verringerter Aufwand in der Datenpflege und Wartung der Schnittstellen und Systeme.
Prozesse laufen durch die Automatisierung der Integrationsplattform sicherer und sind weniger anfällig für Fehler.
Mit Shopware6 konnte erfolgreich ein Altsystem an moderne Systeme angebunden werden.

Mit TRANSCONNECT^®

… erschließen Sie nachvollziehbar Ihre Schnittstellen und verringern die Komplexität der Systemlandschaft.
… halten Sie die Betriebskosten für die Erschließung und Instandhaltung der Schnittstellen gering.
… sind Sie bestens auf Marktveränderungen und Krisen vorbereitet.