Landratsamt Meißen
Digitalisierung der Personal-
prozesse
dank Doppelexpertise.
INFO
Die Integration von Personalprozessen im Landratsamt Meißen sorgt für mehr Effizienz und Sicherheit in IT und Organisation.
Verbindung von Digitalisierungsbaustellen
Die öffentliche Verwaltung steht aktuell vor der anspruchsvollen Aufgabe, die verschiedenen “Digitalisierungsbaustellen” sinnvoll miteinander zu verbinden, um digitale Prozesse ohne Medienbrüche umzusetzen. Hierbei steht im Vordergrund, bisherige papierbasierte Prozesse und manuelle Bearbeitung abzuschaffen, die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen und Bürger:innen zu steigern und die unterschiedlichen IT-Systeme zu vereinheitlichen.
Von diesen Herausforderungen berichten Mitarbeitende aus den Verwaltungen in allen Bundesländern, so auch in Sachsen: durch die Zusammenlegung von Landkreisen im Jahr 2017 erhöhte sich die Mitarbeiterzahl im Landratsamt Meißen erheblich. Dies führte gerade im Personalbereich zu erhöhten Personalverwaltungsvorgängen. Die Folgen waren ineffiziente und undurchsichtige Abläufe, ein hohes Fehleraufkommen aufgrund vieler manueller Arbeitsschritte und doppelter Dateneingaben sowie Probleme und hoher Aufwand bei Compliance-Kontrollen. Außerdem stieg die Arbeitsbelastung bei den Mitarbeitenden und erhöhte das Konfliktpotenzial zwischen der IT-Abteilung und den Fachabteilungen.
Die Lösung ist eine ganzheitliche Digitalisierungslösung
- Vereinheitlichung der Systemlandschaft mit TRANSCONNECT® Zunächst wurde die vorherige komplexe Systemlandschaft mit ihren Insellösungen in ein durchdachtes und zukunftsorientiertes Gesamtkonzept überführt. Dabei wurde nicht nur eine neue zentrale Datenverwaltung (PERSEUS) mit umfassenden Recherche- und Pflegemöglichkeiten entwickelt, sondern auch eine systemtechnische Integration mithilfe der Integrationslösung TRANSCONNECT® durchgeführt. TRANSCONNECT® diente dabei zur Anbindung externer Systeme, die in den Prozessen involviert waren (Dunkelverarbeitung, Systemintegration). Angebunden wurden hier beispielsweise auch die Personalverwaltung P&I Loga, Active Directory, Exchange Ser-ver, Caesar UMS, IMS (Facility Management) sowie diverse Datenbanken (MS SQL-Server).
- Einführung der BPM-Engine von MR.KNOW Im nächsten Schritt wurden die bisher analogen Personalprozesse im System von MR.KNOW im Standard BPMN 2.0 erfasst. Mittels Low Coding können diese Prozessmodelle in digitale Applikationen überführt werden. Dies erfolgt, indem technische und fachliche Aktivitäten im Prozessmodell ergänzt werden, der Prozess wird also automatisiert. Weiterhin macht das System automatisch Vorschläge für digitale Oberflächen, welche mittels No Coding einfach angepasst werden können. Diese automatisierten Prozesse können nun in jede beliebige Website, Intranet oder z.B. im Sharepoint integriert werden und sind für die Mitarbeiter aufrufbar. Aufgabenlisten, Wiedervorlagen und Auswertungen stehen im Standard zur Verfügung, um letztlich Reports zu den einzelnen abgelaufenen Prozessen zu erstellen. Im Hintergrund trackt die MR.KNOW BPM-Engine alle Vorgänge und ermöglicht so einen einheitlichen, dokumentierten und transparenten Ablauf der Prozesse.
„Gemeinsam gewährleisten TRANSCONNECT® und MR.KNOW automatisierte Geschäftsprozesse und eine wirtschaftliche Arbeitsweise der Landkreisverwaltung Meißen. Unter Anwendung des BSI IT-Grundschutzes liegt der Fokus auf der zentralen und revisionssicheren Bearbeitung von personellen Veränderungen, der Verwaltung von Arbeitsmitteln und Sonderfunktionen sowie dem Berechtigungsmanagement“
, ehem. Beauftragter für Informationssicherheit, Landratsamt Meißen
Vorteile der Middleware
- Einbindung bereits bestehender Systeme ohne signifikante Änderungen möglich
- Reorganisation, Optimierung und Transparenz der Prozesse
- Schnelle und ressourcen-schonende Bearbeitung von Vorgängen
- Verringerung der Fehlerquote durch Automatisierung von Abläufen und Vermeidung von Doppelerfassungen
- Höhere Daten- und Systemsicherheit
MR.KNOW by Inspire Technologies GmbH
Lösungen ohne Programmierung: von einfach bis komplex mit der No-Code-BPM-Software von MR.KNOW. Dabei unterstützt MR.KNOW Projektmanager in Konzernen, Großunternehmen und Behörden bei der Automatisierung ihrer Prozesse und ermöglicht so einen besonders leichten Einstieg mit KI, digitalen Assistenten oder der Prozessaufnahme über das Process-Board.
„Die guten Erfahrungen mit TRANSCONNECT® bei der Prozessbearbeitung und Prozessautomation im Bereich Personal hat uns dazu bewogen, das Produkt zukünftig auch für Prozesse der automatisierten Leistungsverrechnung einzusetzen.“
, Leiter IT , Landratsamt Meißen
Ihre Ansprechpartnerin
Susanne Hensch, Senior Sales Manager TRANSCONNECT®
