Optimierter
Datenaustausch dank
Middleware
Interview zur Partnerschaft von DocuMatrix und TRANSCONNECT®
Interviewpartner: Eduard Daoud, Sales Director TRANSCONNECT® und Maik Schawalder, CEO DocuMatrix
Das Erstellen und der Austausch von Dokumenten kosten die Industrie und Verwaltung viel Zeit und Arbeitskraft. Einen schnelleren und geordneten Austausch von Daten und Informationen verspricht die Automatisierung der Unternehmenskommunikation. Mit der Zusammenarbeit von DocuMatrix und der Intergrationslösung TRANSCONNECT® können KundInnen zukünftig die gewünschten Daten und Informationen automatisiert aus verschiedenen Systemen an einer Stelle zusammentragen und sie interaktiv mit verschiedenen Kommunikationstools und -wegen versenden.
Ziel der Partnerschaft ist es...
… den Austausch von Datendateien im öffentlichen Sektor und in der Industrie dynamisch und interaktiv zu gestalten. Informationen sollen in Echtzeit automatisiert aus den gewünschten Systemen abgerufen und auf verschiedenen Kommunikationsmitteln, wie z. B. WhatsApp, Intranet oder externen Plattformen zur Verfügung gestellt werden. Gemeinsam wollen die Software-Anbieter die digitale Transformation durch präzise Dokumenten-Visualisierungen vorantreiben.
Die Interviewpartner
Eduard Daoud
Sales Director TRANSCONNECT®
Maik Schawalder
CEO DocuMatrix
Wie (technisch) kompatibel sind die Lösungen DocuMatrix und TRANSCONNECT®?
Eduard Daoud:
“Sowohl TRANSCONNECT® als auch DocuMatrix bieten Cloud-basierte Software-Lösungen, die über Schnittstellen in Ihre bestehende Systemlandschaft integriert werden können. Das Zusammenspiel beider Lösungen wird in TRANSCONNECT® modelliert und anschließend nach Ihren Anforderungen durch DocuMatrix umgesetzt. Dadurch kann beispielsweise eine nahtlose und effiziente Verarbeitung von Dokumenten entlang aller Geschäftsprozesse erfolgen.”
Inwiefern profitieren Kunden von der Implementierung und Verknüpfung beider Lösungen?
Eduard Daoud:
“Wir sehen eine Vielzahl an Potenzialen im Einsatz und der Kombination beider Software-Lösungen – sowohl in der Industrie als der Verwaltung. Allem voran sehen wir die Verbesserung der Effizienz, der Rentabilität sowie der Kundenzufriedenheit.
Effizienzsteigerung: Mit TRANSCONNECT® können Unternehmen der Fertigungsbranche ihre Produktionsabläufe und die Lieferkette transparenter und effizienter gestalten, indem sie Echtzeitinformationen und -tracking realisieren. Entlang dieser Produktionsabläufe und Lieferketten können diese Unternehmen durch den Einsatz von DocuMatrix ihre Dokumentenverarbeitung automatisieren und vereinfachen.
Kostenreduzierung: Durch die Automatisierung von Prozessen und die Reduzierung von Papierdokumenten können Unternehmen, die beide Lösungen einsetzen, Kosten einsparen. Außerdem können sie dank TRANSCONNECT® und DocuMatrix ihre Lieferketten optimieren und dadurch Material- und Lagerkosten senken.
Verbesserte Zufriedenheit der KundInnen: Mit TRANSCONNECT® können Unternehmen ihren KundInnen eine bessere Transparenz und Nachverfolgbarkeit ihrer Bestellungen bieten. Durch die Kombination mit DocuMatrix können sie auch eine schnellere und zuverlässigere Abwicklung von Dokumenten und Informationen ermöglichen, was die Kundenzufriedenheit erhöht.”
Für welche Branche kann die Partnerschaft den größten Mehrwert erzielen?
Eduard Daoud:
“Zwar beschränken sich beide Lösungen in Ihrer Funktionsweise nicht auf konkrete Branchen, die Expertise unser beider Unternehmen liegt jedoch vor allem in der Industrie und der öffentlichen Verwaltung.”
Welche weiteren Ziele streben Sie an?
Eduard Daoud:
“Das Lieferkettensorgfaltspflichtgesetz verlangt von Unternehmen eine lückenlose Dokumentation ihrer gesamten Lieferketten und entsprechende Nachweise. TRANSCONNECT® als Integrationsplattform automatisiert die gesamte Lieferkette, Datensilos werden aufgebrochen, Digitale Zwillinge miteinander vernetzt, die nötigen Daten sind also schon vorhanden und zugänglich. DocuMatrix setzt dort an, erstellt bedarfsgerecht die Nachweise und bereitet auf Anfrage einen digitalen Produktpass zielgruppenspezifisch auf. Bei Änderungen oder gar erkannten Abweichungen können Stakeholder proaktiv informiert werden — selbst über WhatsApp.”
Wie wurden die Dokumente Ihrer Kunden bisher erstellt? Welchen Mehrwert haben Kundinnen und Kunden mit euch?
Maik Schawalder:
“Grundsätzlich besitzt fast jedes Unternehmen irgendein Kernsystem, sei es ein ERP-System oder ein anderes System, anhand welchem Dokumente erstellt werden können. Damit können allerdings nur statische Dokumente (statische Dokumente = fix definierte Dokumente, die man in der Regel nicht bearbeiten kann) generiert werden. Sind Veränderungswünsche innerhalb eines Outputs vorhanden, die das Dokument betreffen, z.B. der Inhalt oder das Format einer Rechnung, sind Adaptionen nur kompliziert und mit Programmierfähigkeiten innerhalb der IT-Abteilung durchführbar.
Dank der benutzerfreundlichen Bedienung der DocuMatrix Software Lösungen können aus statischen Daten dynamische Dokumente (dynamische Dokumente = veränderbare Dokumente in Bezug auf den Inhalt und das Format) erstellt werden, die ohne IT-Kenntnisse schnell angepasst werden können – und das unabhängig von der IT-Abteilung. Flexibles und ungebundenes Arbeiten wird dadurch für die Fachabteilung möglich.
Durch vordefinierte Vorlagen und Textbausteine können somit auch individuelle Korrespondenzen erstellt und verwaltet werden, wobei sie der Corporate Identity und dem Corporate Wording des Unternehmens entsprechen. „Wildwuchs“ von Vorlagen wird somit nachhaltig vermieden. Im Rahmen des Single Point of Change-Prinzips werden die Vorlagen zentral verwaltet, wobei ein Entwurf an mehreren Dokumenten angewandt werden kann . Die DocuMatrix Software Lösungen dienen grundsätzlich als Schnittstelle. Wir ersetzen keine Systeme, sondern ergänzen die bereits vorhandenen und ermöglichen dadurch einen enormen Mehrwert für die jeweiligen Unternehmen. “
Welche Kommunikationstools werden mit den Daten und Informationen bespielt?
Maik Schawalder:
“Die erzeugten Dokumente werden durch unsere Lösungen über alle gewünschten Kanäle orchestriert. Sei es Mail, WhatsApp, einen Chatbot, SMS oder eine Online-Plattform. Die KundInnen entscheiden dabei selbst, welchen Output sie wünschen. Man ist jedoch nicht gezwungen, über DocuMatrix die Orchestrierung der Dokumente durchzuführen. Gerne kann dies auch den bereits vorhandenen Systemen überlassen werden. In diesem Fall übernimmt DocuMatrix lediglich die Dokumentenerstellung. Damit bieten wir einen mühelosen, individuellen Prozess. “
Welche technischen Fortschritte erhoffen Sie sich mit der Partnerschaft?
Maik Schawalder:
“Die Partnerschaft dient nicht nur zum brancheninternen Austausch und zur Unterstützung, sondern zur gegenseitigen Nutzung von Synergieeffekten. Gerade was die reibungslose Automatisierung von Geschäftsprozessen betrifft, erwarten wir vielversprechende Ergebnisse durch die eingegangene Partnerschaft. “
Welche Rolle spielt die Interaktion beim Versenden?
Maik Schawalder:
“Die DocuMatrix Software Lösungen bieten eine bidirektionale Kommunikation. Das bedeutet, dass ein direkter Austausch zwischen Sender und Empfänger besteht. Erhalten EmpfängerInnen ein Dokument, können sie über das Dokument interagieren. Darüber hinaus ermöglichen wir eine Kollaboration innerhalb der Dokumente. Gerade was digitale Unterzeichnungen im Kontext des Vertragsmanagements betrifft, ist dies eine großartige Gelegenheit, effizient einen Vertrag abzuwickeln.”
Welche weiteren Ziele streben Sie an?
Maik Schawalder:
“Unser Ziel ist es, dass wir innerhalb der digitalen Informationsaufbereitung Vorreiter auf dem europäischen Markt sind. Themen wie Machine Learning, um individuelle Korrespondenz inhaltlich nach der Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen, werden im Rahmen von wissenschaftlichen Projekten mit Universitäten als ForschungspartnerInnen angestrebt.”
DocuMatrix
DocuMatrix unterstützt die interaktive Dokumentenerstellung für die Fachabteilung. Mit der integrierten Baustein- und Vorlagenverwaltung werden Dokumente auf Grundlage vordefinierter Textbausteine und Vorlagen nach Logik-Regeln und Selektionsfunktionen erstellt. Die zentral verwalteten Vorlagen können für verschiedene Bedürfnisse von den Anwendenden interaktiv, neu zusammengesetzt und individualisiert werden. Die DocuMatrix-Lösung basiert auf einem Low- / No- Code Ansatz, der es auch nicht technisch versierten Mitarbeitern erlaubt, mittels Drag-and-Drop einfach und schnell Vorlagen zu erstellen. Durch dynamische Formatierung kann die Lösung flexibel verschiedene Formate generieren und sie gezielt auf verschiedene Ausgabekanäle, sei es digital oder physisch, orchestrieren.
Integrationslösung TRANSCONNECT®
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